La comptabilité et les états financiers
Maestro* est un système de gestion intégrée (SIG ou ERP en anglais) qui permet une gestion financière très précise. En effet, les PAG sont liés à des comptes de grand livre et permettent différents niveaux de forage. Ils agissent ainsi telles des matrices et filtrent l'information à générer. Il en résulte la création et la génération d'états financiers répondant aux multiples besoins des principaux intéressés. Bien que des formats de rapports financiers tels le bilan et l'état des résultats soient prédéfinis et fournis d'emblée avec maestro*, les utilisateurs ont la possibilité de personnaliser et configurer ces rapports, d'en créer de nouveaux et de les adapter à leurs besoins réels, aussi particuliers soient-ils.
Ce document fait état de quelques bonnes pratiques quant à l'élaboration d'une charte de comptes pour maestro* et présente un aperçu des possibilités du progiciel quant à la production des états financiers.
|
|
Maestro* : un logiciel de gestion de projet... et de gestion comptable
Maestro* est un progiciel de gestion de projet qui présente l'avantage et la caractéristique d'être intégré (PGI), soit de permettre de gérer et de suivre au quotidien les données financières et opérationnelles d’une entreprise. Certains modules sont voués aux données opérationnelles alors que d'autres permettent la gestion des données financières. Enfin, certains modules consistent à établir la liaison entre les deux.
La structure par projet permet de complémenter et donc de réduire la nécessité de disposer de nombreux comptes de grand livre. Maestro* utilise les masques pour filtrer les données et pour n'afficher, au besoin, que celles propres à un préfixe, projet, activité, groupe, département, projet maître ou catégorie. Et comme toutes les transactions sont associées à un projet - activité - groupe, elles se voient par le fait même liées à un compte de grand livre. Les utilisateurs autorisés pour ce faire peuvent ainsi générer des états des résultats par projet ou par catégorie par exemple. Il n'est donc plus nécessaire d'avoir un numéro de compte distinct pour les matériaux de deux projets différents.
Stratégie de codification, groupes et charte de comptes
Comme dans tout système permettant la gestion comptable, des numéros de comptes sont associés à chaque nature de compte. L'utilisateur peut utiliser une charte de comptes de base créée par Maestro ou monter sa proche charte, qu'il peut aussi importer à partir d'un fichier Excel.
|
|
|
|---|---|
|
|
1000... |
|
|
2000... |
|
|
3000... |
|
|
4000... |
|
|
5000 |
|
|
8000... 9000... |
Dans maestro* 3.05, les numéros de compte doivent être composés de chiffres uniquement, jusqu'à concurrence de neuf chiffres consécutifs. Il est recommandé, lors de la définition de la charte de comptes, de prévoir l'ajout éventuel de comptes supplémentaires qui pourraient s'avérer nécessaires, à un moment donné. À cet effet, la numérotation des comptes doit permettre l'ajout de numéros au sein de la structure établie. Certains utilisateurs, par exemple, décident d'ajouter 00 à la suite des numéros de comptes initialement établis, de façon à disposer d'une marge de manoeuvre supplémentaire.
Les chartes de comptes trouvées dans maestro* sont généralement moins élaborées que celles trouvées dans plusieurs autres systèmes de gestion intégrée. Pourquoi? Parce que l'utilisation d'une structure par projets et la possibilité de filtrer l'information par projet - activité - groupe et/ou d'utiliser des regroupements de projets par type, catégorie ou département élimine la nécessité de créer un compte équivalent pour chacun des projets. Par exemple, les comptes de salaires pourraient se limiter à un compte pour les salaires liés à l'administration et à un compte pour les salaires des autres employés. Bien que simplifiée, il sera possible en tout temps, avec une telle charte, de limiter l'affichage des valeurs de ces comptes à un ou plusieurs projets. Bref, les chartes de comptes des entreprises gérées avec maestro* se limitent généralement à deux ou trois pages puisqu'il n'est plus nécessaire de dupliquer un même compte pour chacun des projets. Il va sans dire que la gestion d'une telle charte est facilitée, de par son aspect simplifié.
|
|
La charte de comptes présentée en annexe de ce document peut être utilisée à titre de charte par défaut ou comme point de départ pour en construire une nouvelle. |
Les groupes de comptes
Pour faciliter mais surtout simplifier l'affichage des états financiers, maestro* propose la création de groupes de comptes.1 Ces groupes de comptes servent donc à déterminer les groupes utilisés pour la présentation des états financiers et à regrouper des comptes. Lesdits groupes sont par la suite associés aux comptes de grand livre.
Il va de soi qu'une utilisation minimale des groupes de comptes consisterait à créer un groupe par nature de comptes (actif, passif, revenus, dépenses, capital). Toutefois, une fois la charte comptable créée, il devient relativement facile d'identifier les regroupements additionnels à effectuer. Il demeure important de garder en tête qu'ils serviront à structurer les états financiers et donc, qu'ils doivent répondre aux besoins des gestionnaires de l'entreprise. Qui plus est, un groupe de sécurité peut, au besoin, être associé à un groupe de comptes. Un gestionnaire pourrait donc vouloir isoler dans un groupe distinct un compte lié au remboursement de ses dépenses d'affaires et appliquer une sécurité spécifique à ce groupe.
La codification recommandée des groupes de compte consiste d'abord à utiliser la première lettre de la nature du compte puis à y rattacher un nombre, compris entre 00 et 99. Les groupes des comptes d'actif d'une entreprise pourraient, par exemple, être définis comme suit :
|
Code |
|
|---|---|
|
A00 |
|
|
A01 |
|
|
A02 |
|
|
A03 |
|
|
A05 |
|
|
A07 |
|
|
A08 |
|
|
|
Consulter la charte fournie en annexe pour davantage d'exemples. |
Comptes bancaires et gestion des devises
Évidemment, chaque entreprise, voire chaque compagnie, doit personnaliser sa charte de compte afin qu'elles corresponde parfaitement à ses besoins. C'est pourquoi des comptes distincts doivent être créés pour chacun des comptes de banque. C'est également pour éviter d'avoir à effectuer la conversion des devises que certains, qui font l'utilisation de devises multiples, décident d'utiliser des comptes de banque distincts. Quoiqu'il en soit, et que ce soit pour la génération d'états financiers ou de transactions à réaliser dans le progiciel, maestro* rend possible d'utilisation de multiples devises, pour lesquelles doivent être spécifiés les taux en vigueur et/ou à utiliser.
Les états financiers dans maestro*
Maestro* permet une élaboration très poussée des divers rapports financiers. Tel que mentionné précédemment, il propose une version de base d'un bilan et d'un état des résultats, à partir desquels peuvent être créés plusieurs autres versions de ces mêmes types de rapports, pour répondre à divers besoins et/ou clients. Il est également possible de créer un rapport de toute pièce, à partir de zéro.
Pour chaque rapport financier, peuvent être définies les lignes et les colonnes désirées. Il importe donc de réfléchir aux données à afficher, à comparer et... à éventuellement imprimer (le nombre de lignes et de colonnes n'étant pas limité, il importe de tout de même considérer cet aspect)! La structure des projets et des regroupements possibles, à partir des types de projet, des catégories de projet et des départements de projet, impactent ainsi les possibilités de création des états financiers. Il importe d'en tenir compte lors de la configuration des projets dans maestro*. De quelle façon souhaite-t-on analyser la rentabilité de l'entreprise? Désire-t-on visualiser les résultats par projet, par département, par région administrative, par division, par service, etc. Est-ce qu'on planifie comparer les données actuelles avec les chiffres de l'an dernier, à pareille date? Souhaite-t-on afficher certains ratios ou pourcentages?
La structure financière et la configuration sont directement liées aux rapports qu'on souhaite générer. Et c'est en amont, avant de débuter l'implantation, qu'est le meilleur moment pour y réfléchir!
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- Etc.
Comme la composition et la présentation des rapports financiers sont configurables, il est possible d'effectuer des comparatifs entres les valeurs réelles et les prévisions budgétaires. Des variables et des ratios peuvent aussi être ajoutés et calculés dans les états financiers.
Enfin, mentionnons que maestro* permet la configuration de files d'attente d'impression, soit des combinés de listes et de différents formats de rapports financiers, qu'un utilisateur peut imprimer, par exemple, à la fin de chaque période. Tous les rapports financiers générés dans maestro* peuvent être exportés dans un fichier Excel et/ou partagés par courriel.
|
|
La quantité de détails et de paramètres disponibles dans maestro* rend possible l'affichage et le forage d'innombrables données, liées à tout autant de transactions. Cela n'est pas sans affecter la performance du progiciel, lorsqu'utilisé à outrance. Il importe donc de limiter les niveaux de fragmentation (pour le forage des données), le nombre de lignes et de colonnes aux besoins réels afin de profiter de toute la flexibilité et efficiente qu'offre maestro*. |
Affichage et mise en page
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- etc.
Variables
Outre les ratios, des variables peuvent également être utilisées dans les états financiers de maestro*. Certaines variables de base, telles BUDMENSANPREC (pour le budget mensuel de l'année précédente) et plus d'une trentaine d'autres sont déjà configurées pour l'utilisateur mais ce dernier a la possibilité d'en créer de nouvelles, de toutes pièces.
|
|
Est-il possible de générer un état des résultats combinant les résultats réels à ce jour et les projections établies pour les mois à venir? Il n'existe actuellement pas de fonctionnalité à cet effet dans maestro*. Pour une grande majorité de compagnies de construction, près de 90 % du budget est lié aux projets. Les données de ces derniers étant très changeantes et sujettes à des modifications, l'obtention d'états financiers générés par maestro* combinant des valeurs réelles et d'autres fictives pourrait générer une perception erronée et/ou de faux indicateurs à un utilisateur non averti.
Maestro* dispose d'une option spécifique et d'outils pour l'analyse des flux de trésorerie. Des fonctionnalités et tableaux d'analyse sont disponibles mais gérés dans des options distinctes de celles vouées à la création des états financiers. Cela dit, maestro* permet la création quasi illimitée de rapports et d'autres documents financiers ayant pour but d'adresser des besoins spécifiques. Lorsque plusieurs compagnies ou divisions sont gérées à l'aide de maestro*, est-il possible de produire des états financiers combinés ou consolidés? Quelle est la distinction entre l'un et l'autre?
Les états financiers dits consolidés sont disponibles en mode multidimensionnel seulement, c'est-à-dire lorsque plus d'une compagnie est gérée dans maestro* par l'entreprise, qu'il y a partage des ressources et que des écritures intercompagnies sont réalisées. La consolidation d'états financiers de deux compagnies ou plus dans maestro*, en mode multidimensionnel, fait en sorte que le progiciel applique les règles financières appropriées et propres à la consolidation. D'ailleurs, lors de la génération de l'état des résultats consolidé, une page de validation s'imprime et affiche le solde à 0 des comptes intercompagnies. Les revenus et dépenses internes sont donc annulés. Les données de toutes les compagnies de l'entreprise sont obligatoirement mises en commun.
La production d'états des résultats combinés est possible pour toutes les entreprises gérant plus d'une compagnie ou division dans maestro*, incluant celles gérées avec le mode multidimensionnel. Toutefois, le solde des comptes n'est qu'additionné et les revenus et dépenses des comptes intercompagnies ne sont pas éliminés. L'utilisateur détermine, à l'aide des préfixes liés aux compagnies, quelles valeurs seront additionnées. Il peut donc décider, par exemple, de combiner les revenus et les dépenses de deux compagnies sur cinq. S'il décide de combiner les données de toutes les compagnies, celles-ci s'additionneront mais les revenus et dépenses internes ne s'annuleront pas, comme c'est le cas lors de la génération d'états financiers consolidés.
|
|
|
|
o |
|
|
o |
|
|
o |
|
|
o |
|
|
o |
|
|
o |
|
|
o |
|
|
o |
|
|
o |
|
|
o |
|
|
o |
|
Annexe - Liste de comptes par défaut PROPOSÉE PAR MAESTRO
|
|
Description |
|
Description |
|---|---|---|---|
| 10000 |
|
A00 |
|
| 10005 |
|
A00 |
|
| 10010 |
|
A00 |
|
| 10020 |
|
A00 |
|
| 10050 |
|
A00 |
|
| 11000 |
|
A01 |
|
| 11100 |
|
A01 |
|
| 11200 |
|
A01 |
|
| 12000 |
|
A02 |
|
| 12100 |
|
A02 |
|
| 12800 |
|
A02 |
|
| 13000 |
|
A03 |
|
| 13100 |
|
A03 |
|
| 15000 |
|
A05 |
|
| 15100 |
|
A05 |
|
| 15150 |
|
A05 |
|
| 15200 |
|
A05 |
|
| 15250 |
|
A05 |
|
| 15300 |
|
A05 |
|
| 15350 |
|
A05 |
|
| 15400 |
|
A05 |
|
| 15450 |
|
A05 |
|
| 15500 |
|
A05 |
|
| 15550 |
|
A05 |
|
| 17000 |
|
A07 |
|
| 17500 |
|
A07 |
|
| 18000 |
|
A08 |
|
| 20000 |
|
P00 |
|
| 20100 |
|
P00 |
|
| 21000 |
|
P01 |
|
| 21100 |
|
P01 |
|
| 21200 |
|
P01 |
|
| 22000 |
|
P02 |
|
| 22100 |
|
P02 |
|
| 22101 |
|
P02 |
|
| 22102 |
|
P02 |
|
| 22150 |
|
P02 |
|
| 22200 |
|
P02 |
|
| 22210 |
|
P02 |
|
| 22300 |
|
P02 |
|
| 22350 |
|
P02 |
|
| 22360 |
|
P02 |
|
| 22370 |
|
P02 |
|
| 22380 |
|
P02 |
|
| 22390 |
|
P02 |
|
| 22395 |
|
P02 |
|
| 22400 |
|
P02 |
|
| 23000 |
|
P03 |
|
| 23005 |
|
P03 |
|
| 25000 |
|
P05 |
|
| 25100 |
|
P05 |
|
| 25200 |
|
P05 |
|
| 25300 |
|
P05 |
|
| 25400 |
|
P05 |
|
| 25500 |
|
P05 |
|
| 26000 |
|
P05 |
|
| 26100 |
|
P05 |
|
| 27000 |
|
P07 |
|
| 28000 |
|
P08 |
|
| 28100 |
|
P08 |
|
| 29999 |
|
P99 |
|
| 30000 |
|
C01 |
|
| 32000 |
|
C01 |
|
| 35000 |
|
C01 |
|
| 40000 |
|
R00 |
|
| 41000 |
|
R00 |
|
| 45000 |
|
R05 |
|
| 49999 |
|
R00 |
|
| 50000 |
|
D00 |
|
| 51000 |
|
D01 |
|
| 51150 |
|
D01 |
|
| 52000 |
|
D02 |
|
| 52500 |
|
D02 |
|
| 53000 |
|
D03 |
|
| 54000 |
|
D04 |
|
| 55000 |
|
D05 |
|
| 57000 |
|
D05 |
|
| 58000 |
|
D05 |
|
| 59999 |
|
D05 |
|
| 60000 |
|
D06 |
|
| 70000 |
|
D07 |
|
| 70100 |
|
D07 |
|
| 71000 |
|
D07 |
|
| 71100 |
|
D07 |
|
| 71200 |
|
D07 |
|
| 71300 |
|
D07 |
|
| 72000 |
|
D07 |
|
| 72100 |
|
D07 |
|
| 72200 |
|
D07 |
|
| 72300 |
|
D07 |
|
| 72400 | Internet | D07 |
|
| 73000 |
|
D07 |
|
| 75000 |
|
D07 |
|
| 80000 |
|
D08 |
|
| 90000 |
|
D09 |
|
| 91000 |
|
D09 |
|
| 99999 |
|
P99 |
|